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    人事檔案收集注意事項

    時間:2021-03-12 09:30:34 文秘知識 我要投稿

    人事檔案收集注意事項

      人事檔案收集注意事項篇一

      一、人事部門設(shè)置專門的人事檔案管理員。

    人事檔案收集注意事項

      人事檔案管理員的職責(zé)主要是負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的建檔、整理和保管,以及電子檔案的及時錄入、更新與管理工作。

      二、入職、離職檔案管理。

      人事檔案屬于公司重要保密資料,公司規(guī)定員工入職一周內(nèi),人事部門必須完成建檔工作,且一經(jīng)建檔,不得擅自銷毀,即便員工離職,最少得再保存兩年不得銷毀,有競業(yè)禁止的則需保存更長。

      三、設(shè)立專門的人事檔案保管室。

      主管及以上人員因工作原因而借閱其下屬員工檔案,可借閱但僅限于在檔案保管室現(xiàn)場借閱查看,且需經(jīng)上一級主管領(lǐng)導(dǎo)和人事部門負(fù)責(zé)人的同時簽批核準(zhǔn),方可借閱。

      四、電子檔案永久保存只能查閱

      不能下載或拷貝,且我們對各級管理人員根據(jù)其管轄范圍設(shè)置了查看權(quán)限密碼,不能越級或跨部門查看,只能看自己下屬的`電子檔案,且有敏感信息還會單獨改變查看權(quán)限。如:薪酬、獎懲、績效。

      五、其他規(guī)范:

      如編號管理、檔案室管理等規(guī)定、借閱檔案管理記錄、電子檔案錄入時效管理及敏感的薪酬等財務(wù)人員單獨錄入。準(zhǔn)確性和操作注意事項等。對檔案管理員進行全面的規(guī)范指導(dǎo)和考核檢查,確保檔案管理萬無一失。

      人事檔案收集注意事項篇二

      1、管理范圍:專業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的。

      2、干部、工人退職、時必須獎其檔案交給省人才交流中心管理。

      3、干部、工人在受刑事處分或勞動教養(yǎng)期間,其檔案由本院室保管,刑滿釋放或解除勞教后,重新安置的,其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。

      4、除管理人員外,無關(guān)人員不得進入檔案庫。

      5、檔案的管理

      (1)根據(jù)氣候的不同變化,經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

      (2)對所管理的必須逐人登記注冊。

      (3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號,發(fā)現(xiàn)編錯或放錯位置糾正;每裝卸要按登記冊全面檢查一次檔案,發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。

      (4)任何人不得私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出者,應(yīng)追究其責(zé)任。

      (5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

      6、管理干部、工人必須建立檔案正本。

      1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實情況的實物材料,構(gòu)成包括下列十項內(nèi)容。

      (1)履歷表及其他簡歷材料等。

      (2)自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

      (3)各種鑒定。

      (4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。

      (5)政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料,工齡更改材料等。

      (6)參加中國共產(chǎn)黨和共青團的材料。

      (7)各種獎勵及縣團級以上機關(guān)批準(zhǔn)的英雄模范先進事跡材料。

      (8)處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。

      (9)任免呈報表,確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表,出國人員審批表,調(diào)整工資審批表,工資級別登記表,離休、退休、退職審批表等。

      (10)其他可供組織參考材料,如本人的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)檢查,死者生平介紹,更改民族材料等。

      2、查閱和借用,應(yīng)遵守下列規(guī)定:

      (1)一般不得查閱,如必須有關(guān)人員的情況,由檔案管理人員提供。

      (2)必須查閱檔案時,只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況;各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時,支部書記和組織委員查閱。

      (3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

      (4)查閱檔案者,必須填寫查閱什么問題,查閱日期逐項進行登記。

      (5)查閱檔案,必須嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改,圈劃及撤換檔案材料,不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容,違者應(yīng)追究責(zé)任。

      (6)查閱檔案時,不得抄錄檔案內(nèi)容,如特殊情況,須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄,抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。

      (7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案,如特殊情況需查閱時,必須持縣級以上組織、人事部門介紹信,并有兩名正式黨員方能查閱。

      (8)檔案一般不是,在特殊情況下,經(jīng)批準(zhǔn)可以借出,但借出時要及時登記,按期歸還,如不按時歸還,要及時催收,以免遺失。

      3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:

      (1)檔案要通過機要交通仁慈,不能公開郵寄或本人自帶。

      (2)檔案轉(zhuǎn)出要及時追收回執(zhí),以防檔案丟失。

      (3)收到外單位的檔案,要及時核對,核對無誤差后,在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

      4、凡歸檔的材料,均應(yīng) 經(jīng)過認(rèn)真的鑒別;屬于歸檔的材料,必須手續(xù)完備,完整無缺;需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的,應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

      5、凡歸入檔案的材料,均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料,歸檔的暫行規(guī)定》整理,不應(yīng)歸入干部檔案的材料,不得入檔;凡歸入工人檔案的材料,要參照省勞動局(1981)63號文件的準(zhǔn)則歸檔;歸檔材料應(yīng)做到分類準(zhǔn)確,編目清楚,目錄排列合理,標(biāo)題完整,裝訂整齊,字跡清楚。

      6、保管檔案工作人員守則如下:

      (1)堅持黨的原則,認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策,嚴(yán)格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事

      (2)嚴(yán)格遵守保密制度,不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

      (3)嚴(yán)禁在檔案庫吸煙,保護檔案安全,經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

      (4)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

      (5)熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

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