一、公文的構(gòu)成要素
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
二、公文的排版形式
排版形式指公文各組成要素在文件版面上的標印格式。
1.公文用紙幅面尺寸：
采用國際標準A4型紙，297mm×210mm。
公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙?zhí)祛^37MM，公文用紙訂口28MM，版心尺寸225mm×156mm(不含頁碼)。
發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
2.信函式公文
發(fā)文機關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm ，推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定;發(fā)文機關(guān)全稱下4mm 處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm 處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色。
3.字體字號
發(fā)文機關(guān)標識使用2號小標宋體字，紅色標識;秘密等級、保密期限、緊急程度用3號黑體字;發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關(guān)、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)時間用3號仿宋體字;簽發(fā)人姓名用3號楷體字;正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。
三、公文各要素及排版形式
公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。
1.眉首
置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱公文眉首。眉首包括：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。
(1)份號：公文印制份數(shù)的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。置于版心左上角第一行，用阿拉伯數(shù)字。
(2)密級和保密期限：密級分為絕密、機密和秘密;保密期限是對公文秘密等級時效規(guī)定的說明。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。
(3)緊急程度：是對公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，標注“特急”、“加急”;緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。公文同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第一行，緊急程度頂格標識在版心右上角第二行。
(4)發(fā)文機關(guān)標識：發(fā)文機關(guān)標識表明公文的作者，他是發(fā)文機關(guān)制作公文時使用的、規(guī)范板式的文件版頭，通常稱“文頭”。由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，居中紅色套印在文件首頁上端。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。
(5)發(fā)文字號：發(fā)文字號是發(fā)文機關(guān)按照發(fā)文順序編排的順序號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。置于發(fā)文機關(guān)標識下空兩行，居中排布。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識;年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。聯(lián)合行文使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
發(fā)文字號之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。
(6)簽發(fā)人：簽發(fā)人是在上報的公文中批準簽發(fā)的領(lǐng)導人姓名。只用于上行文。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm 。
2.公文主體部分
置于公文首頁紅色反線(不含)以下至抄送機關(guān)(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體。包括：標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。
(1)標題：即對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。除法規(guī)名稱加書名號外，一般不用標點符號。位于紅色反線下空兩行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。
(2)主送機關(guān)：是指要求公文予以辦理或答復的主要受理機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。標識在標題下空一行，左側(cè)頂格3號仿宋體字標識，回行時仍頂格。最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。
(3)正文：公文正文表述公文的具體內(nèi)容。通常分導語、主體和結(jié)束語。在主送機關(guān)下一行，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不回行。正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。
(4)附件說明：公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1.× × × × × ”);附件名稱后不加標點符號。
(5)發(fā)文機關(guān)署名：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
(6)成文時間：指公文生效的時間。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。標識在正文之下，空兩行右空4字。
(7)印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應加蓋印章。
單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間。加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中、下壓成文時間，印章用紅色。
當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上;當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字;主辦機關(guān)印章在前;兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm 。
當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。
當公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
(8)附注：是需要說明的其他事項，如公文的發(fā)放范圍、使用時注意的事項、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。
(9)附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件” ，有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號) 。
3.公文版記部分
置于抄送機關(guān)以下的各要素統(tǒng)稱為版記。包括：抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。
(1)抄送機關(guān)：指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號;抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊;在最后一個抄送機關(guān)后標句號。
(2)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間：印發(fā)機關(guān)是印制公文主管部門，印發(fā)時間是公文的付印時間。位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。
(3)版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
4.頁碼
用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。