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公文寫(xiě)作技巧
作為一名機(jī)關(guān)工作人員，撰寫(xiě)各類(lèi)公文幾乎是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，也是一項(xiàng)讓人頭疼的工作。下面是小編分享的公文寫(xiě)作技巧，一起來(lái)看一下吧。
一、留心搜集資料，善于參考借用
資料的積累、儲(chǔ)備是快寫(xiě)的基礎(chǔ)。如果平時(shí)沒(méi)有各種寫(xiě)作資料的充足積累和儲(chǔ)備，遇到公文應(yīng)急寫(xiě)作就難免會(huì)有“無(wú)米下鍋”的尷尬。所以，作為經(jīng)常性的公文撰稿人員在平時(shí)工作中就應(yīng)有意識(shí)地注意搜集和積累相關(guān)資料，做搜集資料的有心人，有備而無(wú)患。平時(shí)要留心各種事情，“眼觀六路，耳聽(tīng)八方”，凡是與公文寫(xiě)作有關(guān)的事情和問(wèn)題都要想一想。記下來(lái)。工作中經(jīng)手的各種文件、會(huì)議記錄、報(bào)表、總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)刊等文字資料都要注意保存，不要隨意丟棄。這樣日積月累，就能搜集到許多有用的資料。然后對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)整理，建立適于自己使用的資料庫(kù)，一旦有了寫(xiě)作任務(wù)，馬上就能派上大用場(chǎng)。有些資料需要根據(jù)新的寫(xiě)作語(yǔ)境進(jìn)行概括、重組，有的資料則可以直接取而用之。另外，舊資料還可以幫助、啟發(fā)寫(xiě)作者疏通寫(xiě)作思路，安排結(jié)構(gòu)布局和進(jìn)行語(yǔ)言表述。
當(dāng)然，公文寫(xiě)作只靠平時(shí)積累的資料是不夠的，還應(yīng)該輔之以寫(xiě)時(shí)搜集。但平時(shí)積累是基礎(chǔ)、是保障，沒(méi)有平時(shí)積累，公文快寫(xiě)是行不通的。
二、明確行文目的，確立公文主旨
行文目的，即公文的制發(fā)意圖。公文應(yīng)實(shí)際工作的需要而制發(fā)，是為解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，為“做事”而寫(xiě)的，有明確的目的性。行文目的是公文寫(xiě)作的動(dòng)力因素，表現(xiàn)在文本中就形成了公文的主旨，它決定和制約著公文寫(xiě)作的方方面面，是公文快速生成的第一要素。因此，公文寫(xiě)作之初，首先第一步工作就是要明確行文目的，確立公文主旨，弄清楚為什么要寫(xiě)這篇公文？寫(xiě)給誰(shuí)？寫(xiě)這篇公文究竟是要做什么事？只有明確了這三個(gè)問(wèn)題，才好下筆行文。這三個(gè)問(wèn)題的答案就是行文目的和公文主旨的具體內(nèi)涵。如果主旨含糊、目的不明確就倉(cāng)促行文，結(jié)果不是寫(xiě)不下去就是“下筆千言，離題萬(wàn)里”，欲速而不達(dá)。
公文寫(xiě)作大多都是領(lǐng)導(dǎo)授意，文秘人員執(zhí)筆，領(lǐng)導(dǎo)意圖是形成公文主旨的原創(chuàng)因素。因此“明確行文目的，確立公文主旨”，就要善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)在布置寫(xiě)作任務(wù)時(shí)，要認(rèn)真聆聽(tīng)，最好能邊聽(tīng)邊記，有不明確的問(wèn)題要當(dāng)場(chǎng)請(qǐng)教，要善于領(lǐng)會(huì)和把握領(lǐng)導(dǎo)講話的重點(diǎn)、要點(diǎn)，以便順利形成主旨。此外，確立公文主旨還要結(jié)合實(shí)際情況和需要，迅速摸清這項(xiàng)工作或活動(dòng)的背景、內(nèi)容、要求和重點(diǎn)，以及它與現(xiàn)階段中心工作的關(guān)系等相關(guān)情況，對(duì)工作全局做到心中有數(shù)。這樣，吃透上下兩頭，在領(lǐng)導(dǎo)意圖和實(shí)際工作需要的結(jié)合點(diǎn)上動(dòng)腦筋，確立的主旨才會(huì)有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用性。
三、了解公文種類(lèi)，選擇適用文種
公文是一個(gè)文章大家族，種類(lèi)很多。我國(guó)現(xiàn)行法定公文主要分“黨”、“政”兩大類(lèi)，黨的機(jī)關(guān)公文有14種，國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文有13種。不同文種功能各異，適用范圍也不同，因此選用文種也是公文寫(xiě)作首先需要解決的一個(gè)問(wèn)題。只有選對(duì)了適用的文種，才能最大限度地發(fā)揮公文的效用。有人比喻：“選錯(cuò)了文種，等于搭錯(cuò)了車(chē)”，要想達(dá)到行文目的，無(wú)異于南轅北轍。因此，選用文種一定要慎重，不可馬虎。
如何正確選用文種？限于篇幅，筆者不能展開(kāi)細(xì)述。概括講，就是要了解、熟悉公文種類(lèi)，作者只有具備相應(yīng)的文體知識(shí)，熟悉不同文種的功用特點(diǎn)，才能根據(jù)行文需要正確選用文種。而了解、熟悉公文種類(lèi)的功用特點(diǎn)和適用范圍，最權(quán)威的依據(jù)就是兩個(gè)公文法規(guī)性文件：2000年8月24日發(fā)布，2001年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和1996年5月3日發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》。另外，有一些特點(diǎn)、功能相近，適用范圍不太好區(qū)分的容易混淆的文種，使用時(shí)要格外注意，不要用錯(cuò)。如公告、通告和通知，獎(jiǎng)懲性決定與表彰批評(píng)性通報(bào)，報(bào)告與請(qǐng)示，請(qǐng)示與請(qǐng)批函，批復(fù)與批準(zhǔn)函，報(bào)告與意見(jiàn)等。如何區(qū)分這些容易混淆的文種，另有專(zhuān)家學(xué)者撰文專(zhuān)論，此不贅述。
四、遵循思維規(guī)律，理清寫(xiě)作思路
快速寫(xiě)作要求作者要有清晰的寫(xiě)作思路（套路），主要寫(xiě)什么內(nèi)容，分幾個(gè)步驟、層次，如何開(kāi)頭和結(jié)尾都要成竹在胸。
公文程式化特點(diǎn)明顯，同一文種、類(lèi)型公文的寫(xiě)作思路大體是一致的，它們都遵循共同的思維程序和規(guī)律，給公文快速寫(xiě)作在構(gòu)思環(huán)節(jié)奠定了基礎(chǔ)，這就是人們所謂公文寫(xiě)作思維模式的功用。如祈使類(lèi)公文的目的和作用是告知受文者：發(fā)文者欲做某事，并要求受文者有所行動(dòng)（幫助、執(zhí)行、遵從），所以其寫(xiě)作思路就是：為什么做做什么怎么做。如命令、決定、大部分的通告、通知以及請(qǐng)示、批復(fù)、函、意見(jiàn)等祈使類(lèi)公文都可以運(yùn)用這種方法構(gòu)思。而告知類(lèi)公文的目的和作用則只是讓受文者知曉某事，并不要求有所行動(dòng)，所以寫(xiě)作思路就是：為什么做是什么怎么樣。如公告、一部分通告、通知以及通報(bào)、報(bào)告等告知類(lèi)公文可以運(yùn)用此法構(gòu)思。絕大多數(shù)公文的寫(xiě)作思路都可以分成這樣前后相互關(guān)聯(lián)的三個(gè)步驟，有人稱(chēng)之為“三段思維法”。當(dāng)然，這只是就大類(lèi)而言，如果具體到某一文種或某一文種小的類(lèi)型，寫(xiě)作思路還可以劃分得更細(xì)一些。如事故報(bào)告的寫(xiě)作思路可以分成四步：
�。�1）情況介紹：概述事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、嚴(yán)重后果以及事后的善后處理隋況；
（2）分析原因：分析事故發(fā)生的直接原因和深層原因；
�。�3）吸取教訓(xùn)，采取防范措施；
（4）對(duì)事故主要責(zé)任者的處理。
熟悉和掌握各類(lèi)公文寫(xiě)作的思維模式，遵循邏輯思維規(guī)律，就能迅速理清公文寫(xiě)作思路，達(dá)到迅速構(gòu)思、快速寫(xiě)作的目的。
五、掌握結(jié)構(gòu)模式，迅速判斷套用
文章結(jié)構(gòu)是作者思路的書(shū)面物化形式，公文作者的寫(xiě)作思路反映在文本結(jié)構(gòu)中就形成了公文的層次安排。如上述“三段思維法”表現(xiàn)在公文結(jié)構(gòu)中就形成了公文的三個(gè)大的層次（部分），一般公文寫(xiě)作教科書(shū)將其概括為：緣由事項(xiàng)要求（或結(jié)語(yǔ)），這就是公文內(nèi)容的邏輯結(jié)構(gòu)模式。它是對(duì)各公文文種結(jié)構(gòu)特點(diǎn)的概括和總結(jié)，適用于許多文種的寫(xiě)作，可作為公文結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)范本參考、借鑒、套用。這三部分的常見(jiàn)寫(xiě)法如下：
開(kāi)頭緣由部分主要說(shuō)明發(fā)文原因、依據(jù)、目的，開(kāi)宗明義，概括地交代行文的基本意向或情況，并提起下文，讓讀者知道為什么發(fā)文。這部分寫(xiě)法有一些較固定的模式，常見(jiàn)的有概述式、根據(jù)式、目的式、引述式等。中間事項(xiàng)部分圍繞行文的基本意向展開(kāi)內(nèi)容，敘述情況、分析問(wèn)題、制定決策和解決問(wèn)題的原則、方法和措施，讓讀者明白怎么做。常見(jiàn)寫(xiě)法有段組式、條款式、小標(biāo)題式等。結(jié)尾要求部分提出要求、請(qǐng)求、希望、號(hào)召等，常用一些慣用語(yǔ)和請(qǐng)求式、總結(jié)式、強(qiáng)調(diào)式、呼應(yīng)式等模式作正文的結(jié)束。也有公文不要專(zhuān)門(mén)的結(jié)尾，正文寫(xiě)完，自然結(jié)束，全文只有兩部分。
與上述邏輯結(jié)構(gòu)模式相對(duì)應(yīng)的還有公文的篇章結(jié)構(gòu)模式，也是快速寫(xiě)作所要掌握的。篇章結(jié)構(gòu)模式也稱(chēng)“公文結(jié)構(gòu)的體式布局”、“公文結(jié)構(gòu)的外形體式”，它是深層邏輯結(jié)構(gòu)的要素變化在篇章文字層面的反映。它的任務(wù)是對(duì)公文的材料、段落、文字進(jìn)行排列組合，尋求最佳表現(xiàn)形式。常見(jiàn)的公文篇章結(jié)構(gòu)模式有：
�。�1）篇段合一式
（2）撮要分條式
�。�3）分列小標(biāo)題式
（4）分塊式
（5）主附件式
�。�6）條項(xiàng)貫通式
�。�7）章斷條連式
�。�8）并列式等。
公文結(jié)構(gòu)模式化特點(diǎn)明顯，寫(xiě)作人員只要熟悉、掌握上述常用結(jié)構(gòu)模式，緊急情況下就可以根據(jù)具體情況和需要迅速做出判斷，套用某一模式，使文稿快速成型。
六、學(xué)會(huì)公文慣用語(yǔ)，方便快捷表述
語(yǔ)言是文章的重要構(gòu)成要素，文章的內(nèi)容和形式都要靠語(yǔ)言來(lái)表現(xiàn)。文章要想寫(xiě)得快且好，作者一定要有較高的語(yǔ)言表達(dá)能力。所以人們常稱(chēng)文學(xué)家、文章高手為“語(yǔ)言大師”。公文是實(shí)用文體，寫(xiě)作時(shí)效性要求比較嚴(yán)，寫(xiě)作人員不能像作家搞創(chuàng)作那樣“十年磨一劍”、“吟安一個(gè)字，捻斷數(shù)根須”，而是要快速表達(dá)，下筆成章。怎樣才能快速表達(dá)？除了要多讀勤寫(xiě)，培養(yǎng)公文語(yǔ)感這個(gè)根本方法外，還應(yīng)該學(xué)習(xí)和掌握公文慣用語(yǔ)。公文慣用語(yǔ)是適應(yīng)公務(wù)活動(dòng)的需要，在長(zhǎng)期公文寫(xiě)作實(shí)踐中逐漸形成的一套規(guī)范化、定型化的公文專(zhuān)用語(yǔ)，它在準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇硎龉膬?nèi)容的同時(shí)，還能增強(qiáng)公文簡(jiǎn)明、莊重的語(yǔ)體風(fēng)格。學(xué)會(huì)運(yùn)用這些慣用語(yǔ)，就能方便、快捷地進(jìn)行表述，而無(wú)須在語(yǔ)言表述上太費(fèi)周折。這些慣用語(yǔ)一般多用在公文的開(kāi)頭、過(guò)渡和結(jié)尾處。開(kāi)頭的慣用語(yǔ)常見(jiàn)的有“為了……”、“根據(jù)……”、“由于……”、“目前（當(dāng)前）……”、“……收悉”、“經(jīng)……研究”等；過(guò)渡的慣用語(yǔ)有“現(xiàn)通知（通告）如下”、“特作如下決定（規(guī)定）”、“擬采取如下措施”、“為此……”、“綜上所述……”等；結(jié)尾的慣用語(yǔ)主要有“特此通知（通告）”、“特此批復(fù)”、“此復(fù)”、“特此函告”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”、“妥否，請(qǐng)批復(fù)”、“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等。
公文快速寫(xiě)作是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，是工作的需要。研究公文寫(xiě)作快速成文的方法、技巧有很重要的現(xiàn)實(shí)意義和推廣價(jià)值。公文快速成文技巧并不是空想臆造的東西，而是在人們長(zhǎng)期公文寫(xiě)作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上總結(jié)出來(lái)的帶有規(guī)律性的方法、規(guī)則。它能有效地指導(dǎo)人們的公文寫(xiě)作活動(dòng)，提高人們的公文寫(xiě)作能力，使人們能高效、快捷地寫(xiě)好公文。
寫(xiě)作技巧
一、請(qǐng)示的寫(xiě)作要求
�。ㄒ唬└拍钆c分類(lèi)
請(qǐng)示“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)”。
請(qǐng)示正文一般分為三個(gè)部分：
�、僬�(qǐng)示的理由。這部分十分重要，它是請(qǐng)示的依據(jù)和出發(fā)點(diǎn)，是能否得到滿意批復(fù)的關(guān)鍵，一定要充分說(shuō)明理由。
�、谡�(qǐng)示的具體事項(xiàng)及要求。這部分有什么就寫(xiě)什么，要明確、具體。
�、劢Y(jié)語(yǔ)。一般用“妥否，請(qǐng)批示”等語(yǔ)。
（二）寫(xiě)作要求
1、請(qǐng)示的理由要充分有力，請(qǐng)示的事項(xiàng)和要求要明確。對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的理由要實(shí)事求是，具有說(shuō)服力，不能虛報(bào)。注意行文語(yǔ)言，選用詞語(yǔ)要謙敬、分寸得當(dāng)，一般不用請(qǐng)馬上、請(qǐng)立即等詞語(yǔ)。
2、請(qǐng)示要一文一事。切忌在一篇請(qǐng)示中同時(shí)請(qǐng)示若干個(gè)不同性質(zhì)、不同類(lèi)別的問(wèn)題，如在一個(gè)請(qǐng)示件中羅列了很多不相關(guān)的請(qǐng)示內(nèi)容，請(qǐng)示的事項(xiàng)無(wú)法分清主次緩急，上級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)從審批或因請(qǐng)示中某一件事不能解決，使得整個(gè)請(qǐng)示擱置下來(lái)，影響請(qǐng)示事項(xiàng)的及時(shí)批復(fù)。
3、切忌多頭主送。請(qǐng)示要根據(jù)機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系向上級(jí)主管機(jī)關(guān)或主管部門(mén)行文，一般只報(bào)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如多頭主送，容易造成責(zé)任不明，互相推誘，或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的批復(fù)不一致。如縣（市）婦聯(lián)向省婦聯(lián)寫(xiě)請(qǐng)示，同時(shí)也讓設(shè)區(qū)市婦聯(lián)知悉，則可用抄報(bào)的形式。請(qǐng)示不能送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。
4、請(qǐng)示和報(bào)告的內(nèi)容不能混淆。請(qǐng)示與報(bào)告是兩個(gè)不同的文種，請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
�。ㄈ┱�(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別請(qǐng)示與報(bào)告的相同之處在于它們都是上行文。其區(qū)別是：
�。�1）行文目的不同。請(qǐng)示需要上級(jí)對(duì)下級(jí)有明確的批復(fù)；報(bào)告則是下情上達(dá)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)只作為閱知件，不作答復(fù)。
�。�2）行文時(shí)間不同。請(qǐng)示必須事前行文，不允許先斬后奏；報(bào)告可根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)行文。
�。�3）行文內(nèi)容不同。請(qǐng)示主要寫(xiě)帶有迫切需要上級(jí)批示的事項(xiàng)；報(bào)告只是匯報(bào)事項(xiàng)。請(qǐng)示中可以有報(bào)告事項(xiàng)，但報(bào)告中不可夾帶有請(qǐng)示事項(xiàng)。在行文過(guò)程中請(qǐng)示與報(bào)告這兩個(gè)文種混用和不分的情況經(jīng)常發(fā)生。有的該用請(qǐng)示用了報(bào)告，有的報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，有的請(qǐng)示件標(biāo)題用“關(guān)于xxx的請(qǐng)示報(bào)告”，這都是極不規(guī)范的。
二、報(bào)告的寫(xiě)作要求
（一）概念與分類(lèi)
報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)�！�
報(bào)告一般分為三部分：一是報(bào)告的原由，即為什么寫(xiě)報(bào)告；二是報(bào)告的事項(xiàng)，用“現(xiàn)將報(bào)告如下：”之類(lèi)的轉(zhuǎn)接語(yǔ)引出報(bào)告的事實(shí)和問(wèn)題，這部分要突出重點(diǎn)，做到點(diǎn)面結(jié)合；三是結(jié)束語(yǔ)，可根據(jù)報(bào)告內(nèi)容的不同寫(xiě)明報(bào)告分為綜合報(bào)告、專(zhuān)題報(bào)告（情況報(bào)告）、隨文報(bào)告、答復(fù)報(bào)告和建議報(bào)告。
�。�1）綜合報(bào)告。是下級(jí)機(jī)關(guān)為了使上級(jí)機(jī)關(guān)全面了解下級(jí)機(jī)關(guān)各方面情況，便于上級(jí)機(jī)關(guān)掌握全局，指導(dǎo)工作而寫(xiě)的公文。綜合報(bào)告的主要特點(diǎn)是：匯報(bào)的情況和反映的問(wèn)題比較全面，一般和工作總結(jié)結(jié)合起來(lái)。綜合報(bào)告的正文，一般包括報(bào)告起因和報(bào)告內(nèi)容兩部分。報(bào)告起因即說(shuō)明為什么要寫(xiě)報(bào)告，報(bào)告起因一定要集中、概括、簡(jiǎn)要直陳。有時(shí)就是幾句話，報(bào)告起因與報(bào)告內(nèi)容之間的承上啟下用語(yǔ)，往往用“現(xiàn)將情況報(bào)告如下”。報(bào)告內(nèi)容，是報(bào)告正文的主體，一般要寫(xiě)明完成任務(wù)、進(jìn)行工作、處理事情的依據(jù)、過(guò)程、措施以及結(jié)果、成效與存在的問(wèn)題，今后的打算與安排。報(bào)告正文的結(jié)尾用語(yǔ)一般用“特此報(bào)告”表述。
�。�2）專(zhuān)題報(bào)告（情況報(bào)告）。是為了向上級(jí)著重匯報(bào)某項(xiàng)工作和某個(gè)問(wèn)題，以使上級(jí)了解情況，做出指示而寫(xiě)的公文。專(zhuān)題報(bào)告的顯著特點(diǎn)是，報(bào)告的內(nèi)容專(zhuān)一。專(zhuān)題報(bào)告可分為：反映某項(xiàng)工作及其存在問(wèn)題，并提出解決問(wèn)題意見(jiàn)的專(zhuān)題報(bào)告；為總結(jié)某項(xiàng)工作而形成的經(jīng)驗(yàn)性的專(zhuān)題報(bào)告；為研究和解決某一問(wèn)題或工作而召開(kāi)會(huì)議所形成的會(huì)議專(zhuān)題報(bào)告；工作中有了錯(cuò)誤，需要向上級(jí)機(jī)關(guān)檢討所形成的檢討性專(zhuān)題報(bào)告；對(duì)某一事情或某種情況進(jìn)行周密的調(diào)查，在分析研究基礎(chǔ)上形成的調(diào)查，專(zhuān)題報(bào)告。
各種專(zhuān)題報(bào)告的格式大體一致。正文內(nèi)容，由于專(zhuān)題報(bào)告種類(lèi)不同，在寫(xiě)法上有所差異。一般說(shuō)來(lái)，專(zhuān)題報(bào)告的正文大體包括三部分：一是工作開(kāi)展情況，二是存在問(wèn)題及其原因，三是解決問(wèn)題的意見(jiàn)和辦法。正文開(kāi)頭一般先詳細(xì)敘述新情況產(chǎn)生的緣由、情況和問(wèn)題等作為“依據(jù)”，然后用“為了”等句式點(diǎn)名主題，再用“現(xiàn)如下”句作為過(guò)渡語(yǔ)，轉(zhuǎn)入分旨部分，提出解決問(wèn)題的具體措施。
（3）隨文報(bào)告。是指報(bào)送文件或物件時(shí)隨件附文。它的范圍比較明確，寫(xiě)法也較簡(jiǎn)單，一般只對(duì)報(bào)送的文件、物件作簡(jiǎn)要說(shuō)明。
�。�4）答復(fù)報(bào)告。是被動(dòng)回答上級(jí)詢(xún)問(wèn)的一種隨機(jī)性呈報(bào)，正文開(kāi)頭一般先引用上級(jí)來(lái)文（或領(lǐng)導(dǎo)批示要求、函電）作為“依據(jù)”，然后用“現(xiàn)將報(bào)告如下�！币痪潼c(diǎn)明“意圖主旨”兼作過(guò)渡語(yǔ)，轉(zhuǎn)入分旨部分的詳細(xì)敘述。答復(fù)報(bào)告結(jié)尾處常用“以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指示”做結(jié)語(yǔ)。
�。�5）建議報(bào)告。是主動(dòng)向上級(jí)提出建議要求批轉(zhuǎn)的一種祈使性上行文，一旦被批轉(zhuǎn)后，便可作為下行文下發(fā)。正文開(kāi)頭應(yīng)先逐一說(shuō)明本建議的“事實(shí)依據(jù)”、“理論依據(jù)”、“目的主旨”和“意圖主旨”等，然后用“具體建議如下”一句過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入用“一、二、三”序號(hào)列項(xiàng)，或用小標(biāo)題分列的分旨要素。建議報(bào)告的結(jié)束語(yǔ)常用“以上報(bào)告（建議）如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地各部門(mén)執(zhí)行”。
（二）寫(xiě)作要求
1、重點(diǎn)突出，中心明確，詳略得當(dāng)，即使是綜合報(bào)告，也要重點(diǎn)突出幾個(gè)問(wèn)題，對(duì)其他問(wèn)題簡(jiǎn)略帶過(guò)。
2、要有分析，不能只羅列現(xiàn)象，要著力揭示問(wèn)題的實(shí)質(zhì)，分析發(fā)展趨勢(shì)。
3、要注意反映新情況、新問(wèn)題即報(bào)告的內(nèi)容要有新意，要注意時(shí)效性。
4、內(nèi)容要真實(shí)可靠，實(shí)事求是，要一分為二，報(bào)喜也要報(bào)憂，講成績(jī)也要找出差距和不足。
5、注意一文一事，不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，簡(jiǎn)明扼要，文字精煉。
三、通知的寫(xiě)作要求
通知“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員�！�
通知按內(nèi)容性質(zhì)和寫(xiě)作方法不同可分為：
�、儆糜陬C布行政法規(guī)的公布性通知
�、谟糜谂D(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文的批轉(zhuǎn)性通知
�、塾糜谵D(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文的轉(zhuǎn)發(fā)性通知
�、苡糜趯�(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布指示的批示性通知
�、莞嬷话闶马�(xiàng)的一般性通知
⑥會(huì)議通知。
其內(nèi)容構(gòu)成一般由“原由”和“具體事項(xiàng)”組成�！霸伞币v清目的；“具體事項(xiàng)”的內(nèi)容要直截了當(dāng)明確具體，有的很簡(jiǎn)短，另起一段寫(xiě)明所要求的事項(xiàng)即可。
通知的適用范圍廣泛使用頻率高靈活及時(shí)不受單位級(jí)別限制，無(wú)論機(jī)關(guān)、學(xué)校、企業(yè)、部隊(duì)、群眾團(tuán)體都可以使用。同時(shí)，它行文簡(jiǎn)便、寫(xiě)法靈活、種類(lèi)多樣，寫(xiě)作方式可以不拘一格，長(zhǎng)篇、短篇、大事、小事都可以根據(jù)需要制發(fā)通知。
四、總結(jié)的寫(xiě)作要求
總結(jié)是對(duì)前一階段社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行全面回顧、檢查、分析、評(píng)判，從理論認(rèn)識(shí)的高度概括經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并從中歸納出某些規(guī)律性的東西，以明確努力方向，促進(jìn)和指導(dǎo)今后工作的一種公文。
�。ㄒ唬┓诸�(lèi)和作用
1、總結(jié)的分類(lèi)。依據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，總結(jié)可以分為若干類(lèi)。
�。�1）按內(nèi)容可分為綜合性總結(jié)（全面總結(jié)）和專(zhuān)題性總結(jié)（經(jīng)驗(yàn)總結(jié)）。
（2）按性質(zhì)可分為工作總結(jié)、教學(xué)總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)等。
�。�3）按時(shí)間可分為月份總結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)等。
2、總結(jié)的作用�？偨Y(jié)是工作中常用的一種公文，其作用具體
如下：
1、總結(jié)是推動(dòng)工作前進(jìn)的重要環(huán)節(jié)。任何一項(xiàng)工作，不論是個(gè)人或群體去進(jìn)行，都需要多次反復(fù)操作、辛勤勞動(dòng)才能完成。每一次具體實(shí)踐，都有成績(jī)與失誤、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。及時(shí)總結(jié)，就會(huì)及時(shí)取得經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)和工作技能。不斷總結(jié)，那么人們對(duì)客觀事物的認(rèn)識(shí)也就越來(lái)越深刻，知識(shí)越來(lái)越廣，智慧越來(lái)越高，所進(jìn)行的事業(yè)通過(guò)總結(jié)才會(huì)不斷發(fā)展、前進(jìn)。
2、總結(jié)是尋找工作規(guī)律的重要手段。任何一種事物，都存在著內(nèi)在聯(lián)系、外部制約，都有它自身的發(fā)展、運(yùn)動(dòng)規(guī)律。遵循這些規(guī)律辦事就能順利達(dá)到預(yù)期的目的，否則就會(huì)受到違背規(guī)律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發(fā)現(xiàn)客觀規(guī)律，就需要總結(jié)。
3、總結(jié)是培養(yǎng)、提高工作能力的重要途徑。一個(gè)人的工作能力是指這個(gè)人能否承擔(dān)某項(xiàng)工作氣執(zhí)行某項(xiàng)任務(wù)的能力。具體表現(xiàn)有兩個(gè)方面：一是專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，二是解決、處理實(shí)際工作中所遇問(wèn)題的能力。在實(shí)踐中，二者常常是揉合在一起的，相得益彰。運(yùn)用所學(xué)到的知識(shí)，處理實(shí)際工作中的問(wèn)題，并不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程，就是工作能力不斷提高的過(guò)程。因此，總結(jié)是提高工作能力的重要手段。
4、總結(jié)是團(tuán)結(jié)群眾，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持的好渠道。一項(xiàng)工作任務(wù)完成之后，必須進(jìn)行總結(jié)�？偨Y(jié)能全面深入地回顧、檢查，對(duì)成績(jī)與不足、成功與失敗、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，實(shí)事求是地做出正確評(píng)價(jià)，使大家認(rèn)識(shí)統(tǒng)一。這樣的總結(jié)群眾心服口服，把群眾最大限度地團(tuán)結(jié)起來(lái)。同時(shí)，通過(guò)總結(jié)把成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題和今后的努力方向等向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，能引起領(lǐng)導(dǎo)重視，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的更大的支持和指導(dǎo)。
（二）格式與內(nèi)容
總結(jié)包括標(biāo)題、導(dǎo)語(yǔ)、正文和落款四部分。
1、標(biāo)題。標(biāo)題寫(xiě)法有兩種：一種是類(lèi)似公文式的標(biāo)題，由“機(jī)關(guān)名稱(chēng)+時(shí)間+事由+文種”構(gòu)成，例如（xx市婦聯(lián)2007年度巾帽英雄創(chuàng)建工作總結(jié)）；或由“時(shí)間十事由+文種”構(gòu)成，例如（2007年度春蕾行動(dòng)計(jì)劃情況工作總結(jié)）；由“事由十文種”構(gòu)成等。另一種是新聞式標(biāo)題，這種標(biāo)題側(cè)重在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)上，由引題、正題和副題構(gòu)成，它要求切實(shí)有力地反映出總結(jié)的內(nèi)容和特點(diǎn)。
2、導(dǎo)語(yǔ)。導(dǎo)語(yǔ)是總結(jié)的開(kāi)頭部分。一般是概述基本情況，包括交代總結(jié)所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、機(jī)關(guān)和背景；概述基本經(jīng)驗(yàn)、點(diǎn)明中心思想、引用數(shù)據(jù)、主要成就或問(wèn)題等。導(dǎo)語(yǔ)要求緊扣中心，簡(jiǎn)潔精練，有吸引力。
3、正文。正文是總結(jié)的主要內(nèi)容，這一部分一般要寫(xiě)明以下幾個(gè)問(wèn)題：
�。�1）工作情況。即進(jìn)行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步驟，有哪些效果，取得了什么成績(jī)。
�。�2）經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)。即工作中哪些做法是成功的，取得成績(jī)的主客觀因素是什么。這部分是總結(jié)的重點(diǎn)，在全文中占主導(dǎo)地位，寫(xiě)時(shí)要注意主次和詳略，注意把感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)的高度。
（3）問(wèn)題和教訓(xùn)。即工作中遇到哪些問(wèn)題，給工作帶來(lái)哪些損失和影響。這部分著重分析問(wèn)題、教訓(xùn)的存在以及產(chǎn)生的主客觀原因。如果是著重反映問(wèn)題的總結(jié)，則應(yīng)把問(wèn)題和教訓(xùn)當(dāng)作重點(diǎn)來(lái)寫(xiě)。
�。�4）今后的打算和努力方向。即針對(duì)工作中存在的問(wèn)題，提出切實(shí)有效的改進(jìn)措施，提出一些新的奮斗目標(biāo)，以表示決心，展望前景，鼓舞斗志。
4、落款�？偨Y(jié)的落款包括署名和日期。機(jī)關(guān)總結(jié)的署名，一般不放在落款處，而寫(xiě)在標(biāo)題中或標(biāo)題下。有的總結(jié)隨文發(fā)送，所以總結(jié)上不署名。個(gè)人總結(jié)署名，一般寫(xiě)于正文后的右下方。
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